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    理解年会
            所谓年会就是一年一度的会议,同时也是一种非常成熟和普通的会议或活动形式,因此,它给大多数人的感觉就是:现在的年会,无论是内容还是流程,或者是形式,好像都差不多。但对于专业公关活动和会议策划机构来说,却大有不同。
            名称相仿、形式相似,但不同的主办机构、参与主体、行业特征和环境背景等决定着会议或严肃或热烈的基础氛围设定。而基础氛围要求最终指导主题设计、色调运用、场地布置、环节设计、流程规划、整体氛围营造和现场执行的每个环节。
     
    有关年会
            虽说是年会,并不是都指到了每年的年末或者年初才举办,主要是根据年会的具体案例来定。企业或机构的内部年会一般都是在年某或者年初举办,而涉及到行业和合作性年会,一般有的是根据会计年度、有的是依据行业或历届惯例。
            到目前为止,年会的形式基本有以下几种:企业年会、经销商年会、行业发展年会、企业或机构年度董事会、理事会等,以上对年会形式的例举也是根据年会举办方和参与主体的不同设定的,因此,我们从中便不难看出它们之间的基本不同,以下我们就将对它们进行单独的说明。
    1.  企业年会
            属于内部年会的范畴,参与主体一般情况下都是企业内部员工,对于规模和影响力比较大的企业,特别是国企和央企,往往会有地方政府领导、行业和上级主管机构领导参加。其举办时机一般会选择在每年的年终,在现场氛围上的体现要求欢快热闹和其乐融融。
    2.  经销商年会(合作伙伴年会)
            属于合作方范畴的年会形式,一般由企业举办,主要目的是稳固本企业与经销商或合作方之间的关系并促进彼此的进一步合作,主要参与者为主办企业的领导和业务部门(有时候彼此间是技术合作关系),来宾为企业产品代理和销售方。此类年会要求现场氛围热烈和融洽,举办时间一般为年终或年初。
    3.  行业发展年会
            此类年会有半商业半公益的色彩,主要目的是为了促进行业的共同发展,在年会中常常会有涉及所在行业各个方面的论坛,以此为平台促进企业间对共同关心的问题进行讨论,一般情况下行业年会都由行业的共同组织机构即行业协会作为主办方,会议的举办时间依惯例为准。
    4.  企业董事会年会(机构理事会年会)
            无论是企业董事会还是机构理事会,它们代表的都是一个实体内的上层架构成员,这就决定了此类年会的举办目的和会议内容,一定是围着企业或机构过去一年的发展总结和对未来发展制定重大决策,以上都是他们的共同点。对于它们的举办时间,企业董事会一般根据企业的会计年度而定,大都在每年的年终或者年初,而机构理事会的举办时间却与行业发展年会相同,大都由惯例确定。
     
    特别说明
            以上我们谈到的是在通常那个情况下对各种年会形式的列举,并作了简单介绍,但是有时年会的举办也有其它重要的特殊背景,因此,年会的举办就为承办方的服务能力提出了更高的要求。
    广泛的和多行业的知识积累、丰富的年会策划执行经验、严谨规范的活动管理和一整套独到的服务操作流程,使我们在面对不同客户的多种年会服务需求时,总能十分从容。
     
     
     
    案例分享
     
     
    一、基本信息
    1.  案例名称:长虹佳华2008年媒体答谢会
    2.  时间地点:2008年01月11日,北京凯莱大酒店
    3.  参会主体:长虹佳华公司、IT及大众消费媒体
     
    二、年会背景
            四川长虹佳华信息产品有限公司是中国知名IT服务机构,不仅代理众多世界知名IT品牌和电子产品在中国市场的销售,同时,拥有自有数码品牌“长虹佳华”,并具备在软件和IT系统整合服务方面的能力。
            作为IT行业的重要渠道和品牌代理机构,不仅需要雄厚的自有渠道,更需要强大的媒介合作方,在企业品牌的维护和市场公关方面提供强有力的保障。所以,无论是经销商还是媒体机构,他们都是长虹佳华在市场推广中不可或缺的重要合作伙伴,也可以说是企业发展的生命线。因此,对经销商和媒体合作方的关系维护就十分重要,特别是每年的年终,将大家聚在一起,其乐融融地过一个快乐的新春晚会,更是大多企业的不二选择。
            自2003年以来,长虹佳华每年的年末或者年初都会举办一场主题媒体答谢会,虽然活动名称都是“长虹佳华XXXX年新年媒体答谢会”,但这只是每届年会固定不变的副标题,随着市场的发展和企业经营中所处的各种内外环境的变化,每年的年会为了表达今年的主旨思想,都会以这一主旨为核心和原点策划一场极具特色的主题年会。
     
    三、年会策划
    1.  主题策划
            1).  背景说明
            2007年,中国市场一片繁荣,长虹佳华经过7年来的经营,已经在中国的IT和数码产品的分销领域占领了一席之地,并在系统整合领域中具备了很强的服务能力,稳住了脚跟;2008年,将是长虹佳华稳中求胜的关键一年,因此,对包括分销渠道和媒体在内的合作伙伴的关系维护便来的更加重要。同时,2008年也是中国的奥运年,中国的百年奥运梦想即将实现,倍受世人关注的北京奥运会即将揭开她的神秘面纱,全国人民都对奥运的无限期待。
            2).  主题设计
            主题分析:年会是团队或合作之间伙伴庆祝一年来辛勤工作和彼此合作所收获的一切的快乐聚会,又是伙伴彼此表达新年祝福和对未来发展祝愿的最佳场合。因此,它应该既是激情、快乐和其乐融融的,所以,主题的设计就需要对合作、愉悦的体现。
            长虹佳华是四川长虹集团的全资子公司,长虹集团雄厚的资金实力、产品研发和生产能力为长虹佳华的渠道建设、产品研发和市场推广提供了强大后盾。因此,年会的主题设计更需要对长虹集团给予体现。
            主题设计:通过以上对主题设计的分析,我们给出了“携手铸金城 齐心绘彩虹”的主题,在与长虹佳华相关负责人沟通之后,为使主题稍微淡化商业色彩,提议将推荐主题中的“金城”改为“金诚”,以更多地体现情感色彩。因此,活动的主题最终确定为“携手铸金诚齐心绘彩虹”。
    2.  视觉设计
            1).  形式:主视觉的体现形式有很多种,年会的视觉设计一般会从节庆角度、商业角度两个主要方面着手,表现上的选择有很多,可以素然大气,也可以热烈红火,同时还可以简洁与大气兼顾。
            2).  元素:主视觉的设计需要遵循年会氛围的需要和体现合作性质,同时还要考虑社会大环境。因此,经过讨论,我们确立了“以象征希望和进步的橙红渐变作为主体色的运用”,而以“倍受关注的奥运元素对视觉进行跳出处理”,使主题、主色和主要元素最大限度融合。
     
    3.  流程设计
            1).  结构:对于年会流程的设计,其结构通常是:开场、讲话、用餐、演出、互动、抽奖、结尾等几个主要组成部分,需要的就是热烈、热闹、其乐融融的氛围,而最关键的并不是我们是不是了解这个流程或者结构,而是对于这些基本机构,我们如何地去合理搭配,它们的使用各自占有多少的分量,它们分别能够对整场活动做出什么样的贡献。
            2).  思路:以上我们介绍过,长虹佳华每年都会举办与媒体之间的互动联谊活动,这不但显示了长虹佳华对媒体朋友们的真诚合作祈愿,更代表了他们彼此之间良好、融洽的合作关系,因此,对于这类活动,作为年会策划和组织方,我们就需要每年通过不同的流程设计、内容填充、环节设计、亮点创意等各个方面进行构思,使每一场活动都尽显热烈和融洽,同时又能给所有来宾制造惊喜,使之显得与众不同。
            3).  内容
            活动框架:开场、领导讲话、来宾用餐、中场演出、互动环节、助兴表演、奖品颁发
            主要内容:使用“现代打击乐表演”,即为吸引现场来宾注意力,又为整场设定热烈的基调。同时,采用“贵妃醉酒歌舞表演”,以“高超的舞蹈技艺和深厚的演唱功底”,给现场来宾带来艺术享受。
            互动环节:
            形式1:根据2007年中国股市的火爆和现场来宾对股市的关注情况,专门设计“超级股神”环节,以长虹佳华作为股市、以长虹佳华各事业部为股票发行人、以现场来宾为股民,实施三方有效互动,将长虹佳华的品牌植入到现场活动中,不但贴合了现场媒体朋友们的兴趣,更使现场氛围表现的热闹非凡、兴致盎然。
            形式2:为进一步使现场来宾之间能够形成更多的互动,增进彼此的了解,促进交流,特别设计“快乐传递”环节,以奥运福娃为工具,提振现场参与的兴致,并以福娃为中心,使之形成在来宾之间的传递,最终,还以大家都极有兴趣的福娃作为奖品和礼品,以此促进来宾间的互动游戏。  
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