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    理解发布会
         什么是发布会?发布会的核心是什么?它为什么出现?你希望发布会带给你什么?它们应该被如何体现?知道未必理解,如果不理解一个事物,当然就无法很好利用它,更不用讨论它能为我们带来什么。
         理解以上问题,并拥有丰富的操作经验,成功的发布会才有可能成为最终的答案。
         我们认为:发布会起于信息的传播需求,止于信息传播的开始。被发布的内容永远是核心,重点更在于信息的有效传播。
     
    有关发布会
         根据发布的内容,发布会一般有:新闻发布会、新闻通气会(有时也称媒体见面会)和新产品上市发布会等三种;而根据发布主题的不同,发布会又有书面发布会和主题活动发布会两种形式。
    一、新闻发布会
         新闻发布会是对某一已经发生的重要事件,或者对某一正在进行中的事件及其发展态势的对外公布和告知。因此,就一个事件进行的新闻发布会有时候只有一场,也有时会在一个时期内进行多次发布。
         新闻发布会相对于其它信息发布渠道和形式,表现更显正式,而为加强对新闻内容了解的充实性和准确性要求,同时避免媒体和大众对发布信息的错误解读,在大多数情况下都是以新闻主发言人书面表述和媒体或听众提问的形式进行。
    二、新闻通气会
         新闻通气会有时也称媒体见面会,是对已经发生的、即将发生的、倍受关注的重要事件,或对某一正在进行中的事件及其发展态势的对外公布和告知。相对于新闻发布会的正式性,新闻通气会的运用形式更加多样和灵活,同时氛围设计可以更加宽松。
         有时也有的新闻发布单位或新闻涉及的主导机构希望借助新闻的发布,去反向了解媒体或大众对某一事件或决策的反应,再加上新闻通气会所在的场地选择及场合设计等技巧,信息发布人对信息的发布便有着更多的边缘性、不确定性或故意的模糊处理。
         在与媒体和大众的沟通过程中,信息发布人往往也是新闻的主导机构方的负责人,记者提问的限制范围也会被在更大程度上给予放宽,因此,在很多情况下,新闻价值的大小和新闻点产生的多少也取决于或考验记者对当前事件的了解深度和提问的水平。
    三、新品上市发布会
         新品发布会与新闻发布会和新闻通气会有很大不同,它兼具新闻发布和新品上市的双重功能,新闻发布会和新闻通气会的主体或者信息来源往往与政府和行业有着紧密关系,而新品发布会却是企业的主要信息发布渠道和形式。
         由于为企业行为或企业主导,新品上市发布会的活动内容和流程设计就更加灵活和丰富,比如,可以增加包括演出、互动等娱乐内容,在新品揭幕上可以进行更多的亮点设计等,娱乐色彩更加浓厚。
         新品上市发布会的参与方也与新闻发布会有很大区别,首先,信息发布的主体可以是企业,如果产品涉及多个企业,那么信息发布的主体便是一个共同体或者联盟;其次,在与媒体的关系和新闻点的表现上也与新闻发布会有极大的不同,新产品的媒体发布和公关推广是企业行为,媒体是作为受邀方参加,此时的新闻发布有时候需要有偿服务,而在新闻发布会中,媒体是处于新闻主动搜集的角色。
     案例分享
    一、基本信息
    1.案例名称:第二十九届奥林匹克运动会足球项目抽签仪式
    2.时间地点:2008年4月20日,北京丽晶酒店
    3.活动主体
       1). 主办方:第二十九届奥林匹克运动会组织委员会(北京奥组委)
       2). 承办方:第二十九届北京奥林匹克运动会足球项目中心、国际足球联合会 (FIFA )
    4.参会嘉宾(180人):北京奥组委及国际奥委会官员、FIFA官员、参赛国官员及国家队队员、媒体
    5.活动内容:第二十九届奥林匹克运动会足球项目抽签仪式及新闻分组结果发布会
    6.服务供应商(现场服务约30人)
       1)流程设计及控制、场地设计及搭建、仪式用品及道具
       2). 现场摄像及转播:北京电视台体育频道(BTV6)
     
    二、活动背景
         随着2008年8月8日的日益临近,倍受期待的第二十九届北京国际奥林匹克运动会即将揭开神秘的面纱,为确保此次盛会取得圆满成功,各项准备工作均在紧张有序进行。
         奥运会男足首场比赛定于2008年8月7日,先于奥运会开幕式于上海拉开战幕,2008年4月20日,倍受世界各国足球爱好者关注的足球项目分组结果也将随着第二十九届奥林匹克运动会足球项目抽签仪式的进行最终产生。奥运会是全球规模最大的体育盛会,奥运会主办权的胜利取得和圆满举办,是中国更好地融入国际社会、让世界了解中国的最好渠道,对中国的发展和中华民族的腾飞均有着非同一般的历史和现实意义。
         因此,对于此次抽签仪式,主办方向包括活动承办方、会议策划和服务机构及新闻转播机构在内的主导机构和参与方均提出了极高的要求。
     
    三、项目要求
    1.现场规划要大气、现代感强烈、国际化,但要体现中国特色。
    2.作为抽签仪式,力求正式、严谨,但现场氛围避免太过严肃和拘谨的感受。
    3.奥运活动常有各国来宾参与,现场须处处体现“礼仪之邦”“微笑北京”。
    4.安全是任何活动不可回避的关键问题之一,包括活动组织和筹备涉及的各个部门,都必须统一思想、合理分工、协调行动。
    5.  从会场搭建及人员审查、工作人员培训到贵宾接待、现场安保等各个方面全面着手,确保绝对安全。
     
    四、活动策划
    1.流程设计
         分析:足球比赛不仅是竞技性极强的体育项目,也是受众最广的体育运动项目,倍受世界各地足球爱好者的关注。同时,奥运会是全球性规模最大的体育赛事,竞技赛事即代表着严肃、公正和严谨,因此,需要在重要的抽签仪式和发布会环节以“常规”的形象示人。
         流程:综上说明,本次抽签仪式和发布会的整体流程设计需要符合足球抽签仪式的国际惯例。
    2.内容规划
         分析:奥运会主办权的胜利取得和圆满举办,不仅代表中华民族百年奥运梦的最终实现,更是在新的历史和国际条件下,中国向世界展示无限活力和精神面貌的重要机会。
         内容:因此,需要对包括场地背景设计、开场、演出内容、道具设计等进行“中国式”的包装,以此对“中国元素”做最大化的体现。
    3.亮点设计
          分析:活动的整体规划需要流程中各环节的共同表现给予支持,基于以上分析和总结,为满足对流程设计和内容规划的要求,就需要通过对流程进行“中国式”的包装、对中国元素的体现和对流程的执行细节的把控进行充分的表现。
          亮点:
         1).  对于现场规划的最主要部分——主视觉,采用北京奥运会中重要元素之一的“祥云”为底,同时采用代表科技的蓝色作为整个背景板的底色;
         2).  主背景板则采用一大两小三分的格局,并采用本届奥运会的标志性建筑之一——“鸟巢”的造型;
         3).  活动使用具有浓郁节庆色彩的大鼓表演开场,身穿红色服装的鼓手、火红的大鼓为抽签仪式注入了欢乐的气氛,也舒缓了现场因等待抽签结果到来时的严肃氛围;
         4).  在道具的创作上,为让现场来宾更加清楚地看到抽签结果和便于各国国旗的展示,我们特别设计具有浓郁中国特色的代表物之一——画轴,作为各国国旗的载体,并在两侧背景板中设置挂旗点,使各国国旗能够立体化地展示给现场来宾;
         5).  为使各国国旗能够更加明显地呈现,不但对画轴进行白底红边的精心设计,并将现场挂旗礼仪人员的服装设计成与背景板天蓝色相同的颜色;
         6).  为避免给人流程化和形式化的感觉,此次抽签和发布均采用现场礼仪对抽签结果进行现场展示各国国旗的形式,以此配合主持的口述,让抽签结果更显直观。同时,礼仪至始至终的微笑,更加生动地将“微笑北京”的理念给予体现。
     
    五、服务总结
    1.抽签仪式
         1).  整场抽签仪式获得了巨大成功;
         2).  会后媒体评论:“此次抽签仪式,是中国元素体现的最充分的一场。”
    2.北京奥组委足球项目中心
         1).  北京奥运会足球项目团队对翰林创意团队严谨的风格、细致的工作态度表示完全肯定;
         2).  为表示对以北京翰林创意文化发展有限公司为首的整个服务团队的感谢,“第二十九届北京奥林匹克运动会足球项目中心”特向北京翰林创意签发“第二十九届北京奥林匹克运动会服务商“感谢函”。
     
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